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5 étapes pour mieux gérer vos courriels

Businessman touching email icon on a virtual screen.
22 Oct 2016
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Parmi les tâches considérées comme les plus chronophages par les gestionnaires et les chefs d’entreprise d’aujourd’hui, la gestion de courriel vient régulièrement en bonne 1ère place. En effet, entre les échanges de mails en interne avec les collaborateurs, ceux avec l’extérieur, la publicité, les spams et tout le reste, le temps consacré aux courriels peut vite devenir excessif.

 

Au-delà du temps que cela nécessite, bien gérer ses courriers électroniques est également indispensable pour tout gestionnaire souhaitant atteindre ses objectifs quotidiens et optimiser la productivité de ses équipes. Mais comment y parvenir quand on a fait le tour des petits conseils habituels et que l’on recherche une solution structurelle plus efficace pour une gestion de courriel optimisée ? La réponse est simple : déléguer la partie administrative de cette tâche à une équipe qualifiée et profiter de son expertise pour une optimisation en 5 points.

Réaliser un audit

En vue de mettre en place une gestion de courriel performante au sein de votre entreprise, un audit initial de vos pratiques actuelles est primordial. Mené par une équipe de spécialistes en gestion électronique de documents (GED), en collaboration avec vos différents services, cet audit doit avant tout permettre de faire un état des lieux clair et précis de vos usages quotidiens en matière de messagerie électronique : quels sont les types de courriels échangés, les cheminements et ampliations habituels en interne, les procédures d’archivage et de suppression, etc. Cela permettra également d’évaluer les volumes moyens d’emails envoyés et reçus quotidiennement, ainsi que les risques potentiels en matière de sécurité des données échangées (spamming, vol d’identité, perte de données, pertes de temps et d’informations en cas d’absence d’un salarié ou de restriction d’accès à certains comptes de messagerie, etc.).

La définition des nouvelles règles

La deuxième étape, qui est l’une des plus importantes, consiste à définir, avec l’assistance de l’équipe qui vous accompagne, les nouvelles règles concernant l’identification des courriels et leur gestion pratique. À ce stade, une implication de vos collaborateurs est recommandée afin que les nouvelles normes et habitudes retenues puissent être facilement mises en œuvre au quotidien. De même, dans le cas de l’intervention continue d’une équipe extérieure, les bases de collaboration doivent être clairement établies pour éviter les nœuds dans le traitement des courriels.

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L’automatisation de la gestion de vos courriels

Les courriels sont des documents à part entière. Ils peuvent, de ce fait, faire l’objet d’une gestion automatisée grâce à la mise en place d’outils d’archivage adéquats. L’objectif ici est de pouvoir assurer un classement automatique des courriels afin qu’ils restent facilement accessibles dans le futur.

Le développement d’une solution de stockage dédiée

Une gestion de courriel performante passe aussi généralement par le développement d’une solution de stockage dédiée permettant de conserver des volumes importants de données et de les classer automatiquement suivant différents paramètres. Il est également important de prévoir, à cette étape, une solution de back-up ainsi qu’une procédure de destruction.

Des outils alternatifs pour les collaborateurs

Enfin, selon la taille, l’activité et les besoins de votre entreprise, il peut également être intéressant de faire développer et de proposer à vos collaborateurs et partenaires, l’utilisation d’outils alternatifs facilitant les interactions et réduisant le temps ainsi que les efforts à consacrer à la gestion des courriers électroniques.

Groupe Marketing International gère des millions de courriels par années dans le cadre de mandats très variés.  Nous intervenons aussi bien sur des tâches précises que dans le déploiement de solutions sur mesure, adaptées aux spécificités de votre entreprise. Gagnez ainsi un temps précieux que vous pourrez investir dans d’autres priorités, et optimisez la productivité de vos équipes en nous confiant la gestion de vos courriels entrants.

 

Vous avez besoin d’optimiser la gestion de vos courriels ou appels entrants ?

 

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Micheline Durocher

Présidente, Groupe Marketing International

 

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