La manière dont une entreprise gère ses appels entrants est un excellent indicateur de ses propres valeurs et de sa performance. En effet, même si, dans le sillage du boom du web et de la démocratisation de certaines applications de messagerie, il existe maintenant de nombreux moyens connectés pour communiquer, le téléphone demeure un outil essentiel, et reste d’ailleurs le moyen le plus utilisé par la majorité des clients souhaitant un contact rapide et efficace avec une entreprise. De ce fait, il est vital aujourd’hui, pour toute organisation, de mettre en place une stratégie efficiente de gestion des appels entrants provenant de la clientèle.
Abréger l’attente téléphonique
Avant toute chose, il convient de faire remarquer à quel point il est important d’abréger le temps d’attente en ligne du client. Dans ce cadre, tout appel entrant doit obtenir une réponse quasi immédiate. Cela suppose, en amont, une présence effective pour décrocher les appels et établir un accueil adéquat. À ce propos, si les services vocaux interactifs possèdent une utilité indéniable, voire indispensable dans certaines grandes entreprises, dédier une personne physique pour cette tâche peut assurer un meilleur premier contact, et améliorer ainsi l’image de marque de l’entreprise. Par ailleurs, le client ne doit jamais avoir l’impression que votre ligne téléphonique est indisponible ou « en travaux », d’où l’intérêt de faire appel à un service externe de qualité si vous ne pensez pas être en mesure d’assurer la charge.
S’assurer que le premier contact est bien outillé
Il n’y a sans doute rien de plus frustrant pour un client que de devoir passer d’un interlocuteur à un autre, avec les temps d’attente intermédiaires que cela implique, avant d’obtenir une réponse précise. Cela est d’autant plus incommodant lorsqu’il s’agit d’une question jugée basique par l’appelant. Afin d’éviter ce type de frustration, toute stratégie de gestion des appels entrants doit donc penser à fournir à la première interface de l’entreprise, tous les outils nécessaires pour répondre à l’essentiel des requêtes clients. Dans le cas d’une collaboration avec un centre d’appels, cet aspect est d’autant plus important et requiert une attention particulière. Bien entendu, certaines informations sensibles peuvent ne pas être soumises à cette règle, mais ces cas doivent demeurer, autant que possible, des exceptions.
Avoir un schéma de réponse orienté « expérience client »
La conduite d’un entretien téléphonique doit répondre à certaines normes afin, non seulement d’offrir des réponses adéquates aux attentes des clients, mais aussi d’optimiser l’image de marque de l’entreprise. Dans ce cadre, il est essentiel d’élaborer des schémas d’entretien uniformisés assurant à la fois écoute active et réponses précises pour chaque appel. En effet, écouter le client, c’est déjà répondre en grande partie à ses préoccupations, et cela permet d’offrir une réponse adéquate et précise à ses attentes.
Une infrastructure moderne et adéquate
Serveur Vocal Interactif, CTI (Couplage Téléphonie-Informatique) et autres outils modernes sont aujourd’hui quasi indispensables pour une bonne gestion des appels entrants. En plus d’une qualité optimale des appels, ils assurent un traitement plus rapide et plus efficace des requêtes. Bien entendu, l’acquisition et l’exploitation de ce type d’infrastructure représentent un investissement que ne peuvent clairement pas se permettre toutes les entreprises. Quand c’est le cas, le recours aux services d’un centre d’appels compétent est recommandé.
Assurer une bonne qualification des appels
Tout appel reçu doit, autant que possible faire l’objet d’un traitement individuel, avec une identification bien précise des attentes de l’appelant. Quand ce dernier est un client de l’entreprise, qualifier l’appel de façon précise et opérer un suivi est indispensable afin de pouvoir opérer le suivi nécessaire.
Il va sans dire qu’un traitement des appels entrants efficace et de qualité demande un investissement en temps et en énergie afin de répondre à la demande tout en s’assurant de faire bonne figure. Groupe Marketing International pallie à cet investissement en offrant à ses partenaires une qualité et une personnalisation de service inégalées tout en limitant les coûts associés. Les spécialités de GMI incluent, entre autre, la gestion d’appels de service, de sondages de satisfaction, de plaintes client, en plus de traiter les commandes et ventes de produits, les programmes de fidélisation, les suivis de garanties, les formulaires en ligne et bien plus encore.
Micheline Durocher, Groupe Marketing International
